Im Rahmen der Compliance Systeme werden Hinweisgebersysteme verwendet. Unter einem Hinweisgebersystem versteht man ein System, welches auf ein Fehlverhalten hinweist. Die betroffenen Personen haben die Möglichkeit, schnell auf ihr Fehlverhalten zu reagieren. Ein fehlendes Compliance System kann zu Skandalen wie bei VW führen. Durch ein aktives Hinweisgebersystem treten derartige Fälle erst gar nicht auf.
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Durch die sogenannte EU-Whistleblower-Richtlinie des europäischen Parlamentes und des Rates vom 23. Oktober 2019, werden Personen geschützt, welche Verstöße gegen das Unionsrecht melden. Die Unternehmen sollen somit ihre aktuellen Hinweisegebersysteme überprüfen und regelmäßig weiterentwickeln. Sofern ein interner oder externer Hinweisgeber eine Handlung meldet, die einen Verstoß gegen das Unionsrecht darstellt, spricht man vom Whistleblowing.
Ein solches Hinweisgebersystem ist aber vielmehr als nur ein Element eines Compliance-Management-Systems. Vielmehr umfasst es mehrere Elemente, welche sich gegenseitig beeinflussen. Das System dient dazu, Hinweise mit transparenten Prozessen zu bearbeiten. Dadurch soll mehr Aufklärung ermöglicht werden.
Welche Vorteile hat ein Hinweisgebersystem?
Ein Hinweisgebersystem ist ein integraler Bestandteil eines Compliance-Management Systems. Seit dem 17.12.2021 müssen Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern ein Whistleblowing-System anbieten. Dazu zählen auch Behörden, Ämter und öffentliche Städte mit mehr als 10.000 Einwohnern. Sämtliche Unternehmen sollten sich so früh wie möglich mit der Einführung eines solchen Systems beschäftigen.
Mithilfe eines internen Hinweisgebersystems kann die Organisation ein Schutzschild aufbauen. Dadurch erfüllt das Unternehmen die gesetzlichen Vorgaben. Weiterhin können die Mitarbeiter geschützt werden und die Risiken auf Strafen, Imageschäden und Sanktionen reduziert werden. Das Hinweisgebersystem fungiert auch als eine Art Frühwarnsystem.
Vergessen Sie nicht, dass manche Auftraggeber von Ihnen erwarten, dass Sie über ein überzeugendes Compliance-Management System verfügen. Einige Auftragnehmer verlieren große Projekte, weil sie kein Hinweisgebersystem haben. Aus diesem Grund sollten Sie sich so schnell wie möglich mit der Einrichtung eines solchen Systems beschäftigen.
