Personen, welche in Deutschland eine Personenhandelsgesellschaft oder eine Kapitalgesellschaft gründen möchten, kommen um einen Termin bei einem Notar nicht herum. Idealerweise findet der Notartermin für die Unternehmensgründung statt, nachdem der gewünschte Unternehmensname durch die IHK geprüft und entsprechend bewilligt wurde. Wie ein Termin bei einem kompetenten Notar, wie dem Notar Schmidt in Bochum, abläuft, worauf zu achten ist und welche Personen teilnehmen müssen, erklärt der folgende Beitrag.
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Die Wichtigkeit des Notartermins
Soll ein Unternehmen gegründet werden, bei dem die Pflicht zu einem Handelsregistereintrag besteht, ist es nötig, den Gesellschaftsvertrag und die Gründungsurkunde durch einen Notar beglaubigen zu lassen. Darüber hinaus wird auch die Anmeldung der Gesellschaft zum Handelsregister durch den Notar übernommen. Eine Gründung ist somit ohne die Unterstützung eines Notars nicht durchführbar.
Ein Eintrag in das Handelsregister ist für alle Kapitalgesellschaften, Einzelunternehmen, die gemäß des HGB im kaufmännischen Sinne tätig sind, und Offene Handelsgesellschaften, kurz OHG, verpflichtend vorgeschrieben.
Der Ablauf des Notartermins
Wichtig ist, dass bei dem Notartermin alle Geschäftsführer anwesend sind. Selbst vor Ort müssen Gesellschafter dabei nicht sein – diese können sich durch die Geschäftsführer vertreten lassen. Dann ist jedoch eine notariell beglaubigte Vollmacht des jeweiligen Gesellschafters für den Geschäftsführer nötig, damit dieser über eine Berechtigung zur Vertretung verfügt. Falls der Gründer nur über unzureichende Kenntnisse der deutschen Sprache verfügt, ist außerdem die Anwesenheit eines Übersetzers bei dem Notartermin nötig.
Im ersten Schritt werden im Zuge des Notartermins sämtliche Dokumente gesichtet und hinsichtlich ihrer Gültigkeit und Vollständigkeit überprüft. Zu diesen zählen die Ausweisdokumente der anwesenden Personen, eventuelle Überbeglaubigungen und Vollmachten, die Satzung oder gegebenenfalls das Musterprotokoll.
Die Gründungsunterlagen werden durch den Notar vorgelesen, bevor die Handelsregisteranmeldung durch die Geschäftsführer unterschrieben wird. Die Anmeldung zum Handelsregister und das Musterprotokoll beziehungsweise der Gesellschaftsvertrag inklusive der Gesellschafterliste und der Geschäftsführerbestellung, wird durch den Notar beurkundet.
Falls das jeweilige Unternehmen mit einem Musterprotokoll gegründet werden soll, nimmt der Termin bei dem Notar in der Regel eine halbe Stunde in Anspruch. Findet eine Gründung mit Satzung statt, sollte circa eine Stunde für den Notartermin einkalkuliert werden, da dann die Beurkundung mehrerer Dokumente notwendig ist.
Die benötigten Unterlagen für den Notartermin
Zu dem Termin bei dem Notar müssen die oder der Gründer nur gültige Ausweispapiere in Form von Reisepass oder Personalausweis mitbringen. Das Musterprotokoll beziehungsweise die individuelle Satzung muss dem Notar dagegen bereits im Vorfeld des Termins übermittelt werden. Falls die Vertretung eines abwesenden Gesellschafters nötig ist, muss eine entsprechend notariell beglaubigte Vollmacht dafür vorhanden sein.
In Fällen, in denen eine Gründung aus dem Ausland angestrebt wird, ist es außerdem nötig, dass eine Überbeglaubigung der Gründungsdokumente vorliegt. Diese Überbeglaubigung muss dabei in einer Legalisation beziehungsweise Apostille für die übersetzten Dokumente bestehen. Beinhaltet sind somit zum Beispiel die Vertretungsvollmachten und die Satzungen, die ursprünglich in einer anderen Sprache vorlagen. Soll eine Firma aus dem Ausland Gesellschafterin des neugegründeten Unternehmens werden, ist ebenfalls eine Überbeglaubigung des ausländischen Handelsregisterauszugs notwendig.
Normalerweise kann bei dem Notartermin nicht viel schiefgehen, wenn alle involvierten und relevanten Personen vor Ort, die erforderlichen Dokumente in vollständiger und gültiger Form vorhanden sind und die im Vorfeld nötigen Pflichten sorgfältig erfüllt wurden.
