Nebenkostenabrechnung 2025: Bis wann sie kommen muss – und welche Fristen Mieter kennen sollten

Bis zum 31. Dezember 2026 muss die Nebenkostenabrechnung für das Jahr 2025 im Briefkasten liegen. Kommt sie später, müssen Mieter in aller Regel nichts nachzahlen. Ob die eigene Abrechnung rechtzeitig kam, lässt sich mit dem Fristenprüfer für die Nebenkostenabrechnung von Reklamo nachrechnen. Vier Fristen entscheiden darüber, ob eine Nachforderung berechtigt ist – und wie lange Mieter Zeit haben, sich zu wehren.

Für diesen Beitrag haben wir mit Ben Ambros über die wichtigsten Fristen und typische Fragen zur Nebenkostenabrechnung gesprochen. Der Gründer von Reklamo war 13 Jahre als Hausverwalter tätig und kennt die Abrechnung daher auch aus der Praxis.

Die meisten Abrechnungen kommen zwischen März und Oktober. „Viele Mieter zahlen eine Nachforderung sofort. Dabei lohnt sich zunächst ein Blick auf den Kalender. Das Gesetz setzt sowohl dem Vermieter für die Abrechnung als auch dem Mieter für Einwände klare Fristen“, erklärt Ben Ambros.

Zwölf Monate für den Vermieter

Der Abrechnungszeitraum umfasst höchstens zwölf Monate, meist das Kalenderjahr. Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach dessen Ende zugehen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Für das Jahr 2025 heißt das: Sie muss bis zum 31. Dezember 2026 im Briefkasten liegen. Entscheidend ist der tatsächliche Zugang, nicht das Datum auf dem Schreiben und nicht der Poststempel. Den rechtzeitigen Zugang muss im Streitfall der Vermieter beweisen. Verpasst der Vermieter die Frist, kann er keine Nachzahlung mehr verlangen.

„Eine Ausnahme gilt nur, wenn er die Verspätung nicht zu vertreten hat, etwa weil ein Grundsteuerbescheid rückwirkend erst später kam. Ein Guthaben muss der Vermieter übrigens auch dann auszahlen, wenn er zu spät abrechnet“, betont Ben Ambros. „Verzögerungen durch die eigene Hausverwaltung oder den Messdienst zählen dagegen nicht als Entschuldigung.“

Stichtage auf einen Blick

Bei einem abweichenden Abrechnungszeitraum, etwa Juli bis Juni, zählt das Ende dieses Zeitraums plus zwölf Monate.

Zwölf Monate für Einwände

Ab dem Tag, an dem die Abrechnung ankommt, läuft die Frist des Mieters: Einwände müssen dem Vermieter innerhalb von zwölf Monaten vorliegen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Danach sind Beanstandungen grundsätzlich ausgeschlossen – selbst wenn die Abrechnung objektiv falsch ist. Einwände sollten schriftlich erfolgen und die beanstandeten Positionen konkret benennen. Um Belege zu prüfen, kann der Mieter vom Vermieter Einsicht in die Unterlagen verlangen (§ 556 Abs. 4 BGB); eine geforderte Nachzahlung darf er bis zur Gewährung der Einsicht zurückhalten, die zwölfmonatige Einwendungsfrist wird dadurch jedoch nicht verlängert.

Die Zahlungsfrist: Prüfen, ohne Rechte zu verlieren

Viele Abrechnungen nennen eine kurze Zahlungsfrist von 14 Tagen. Wer Zweifel an der Abrechnung hat, sollte sich davon nicht unter Druck setzen lassen. Ohne Mahnung gerät der Mieter erst 30 Tage nach Erhalt der Abrechnung in Verzug (§ 286 Abs. 3 BGB). Eine im Anschreiben genannte 14-Tage-Frist ist keine gesetzliche Frist.

Wer die Abrechnung prüfen möchte, sollte Einwände möglichst innerhalb dieser 30 Tage geltend machen und bei Bedarf Belegeinsicht verlangen. „Einfach verstreichen lassen sollte man die Frist nicht. Wenn die Zeit knapp wird, empfiehlt es sich, die Nachzahlung vorerst nur unter Vorbehalt zu leisten, um sich alle Rechte zu sichern“, sagt Ben Ambros.

Drei Jahre bis zur Verjährung

Hat der Vermieter rechtzeitig abgerechnet, verjährt seine Nachforderung nach drei Jahren (§ 195 BGB). Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem die Abrechnung zugegangen ist. Eine Abrechnung, die 2026 ankommt, kann also bis Ende 2029 eingefordert werden. Für ein Guthaben des Mieters gilt dasselbe.

Sonderfall Auszug

Wer seinen Mietvertrag kündigt und auszieht, muss auch nach dem Ende des Mietverhältnisses mit einer Nebenkostenabrechnung rechnen. Die Kündigung oder der Auszug ändern nichts an den Fristen für die Abrechnung. Wer im Juli 2026 auszieht, erhält die Abrechnung für Januar bis Juli 2026 regulär mit der Jahresabrechnung, spätestens bis zum 31. Dezember 2027.

Wichtig ist, dem Vermieter die neue Adresse schriftlich mitzuteilen und die Zählerstände im Übergabeprotokoll festzuhalten. Einen Teil der Kaution darf der Vermieter für die noch ausstehende Abrechnung zurückbehalten, allerdings nur einen angemessenen Betrag und nicht die gesamte Kaution.

Checkliste: Was Mieter jetzt tun sollten

• Das Datum notieren, an dem die Abrechnung angekommen ist, und den Umschlag aufheben.
• Prüfen, ob die Abrechnung rechtzeitig kam – für 2025 bis zum 31. Dezember 2026.
• Positionen, Verteilerschlüssel und Vorauszahlungen kontrollieren.
• Bei Zweifeln die Belege anfordern und schriftlich Einwände erheben – innerhalb von zwölf Monaten.
• Strittige Nachzahlungen unter Vorbehalt zahlen.

Über Ben Ambros: Ben Ambros, Gründer von Reklamo, ist Immobilienkaufmann und hat 13 Jahre lang als Hausverwalter Nebenkostenabrechnungen erstellt. Heute entwickelt er mit Reklamo Werkzeuge, mit denen Mieter ihre Nebenkostenabrechnung selbst prüfen und Schreiben an den Vermieter erstellen können.

Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Stand: September 2026.