Nicht nur die Haftung dafür, dass die Mitarbeiter ihr verdientes Gehalt ausbezahlt bekommen, liegt bei dem Arbeitgeber, sondern ebenfalls die Verantwortung für eine korrekte Abführung der fälligen Sozialversicherungsbeiträge und der Lohnsteuer. Geht es um die Erstellung der Lohnabrechnung, sind ebenfalls besondere formelle Vorgaben zu berücksichtigen.
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Gesetzliche Vorgaben für die Lohnabrechnung
Die Frage, welche Informationen und Angaben eine korrekte Lohnabrechnung erhalten muss, beantwortet die Gewerbeordnung. In dieser wird festgelegt, dass der Arbeitgeber grundsätzlich dazu verpflichtet ist, eine Lohnabrechnung zu erstellen. Diese muss sowohl transparent darstellen wie sich das jeweilige Entgelt zusammensetzt, als auch den Abrechnungszeitraum aufweisen.
Das Gesetz gibt jedoch auch vor, dass ein Verzicht auf die Ausstellung einer Lohnabrechnung möglich ist, wenn sich in dieser keine Veränderungen zum vorherigen Monat ergeben haben. Die Praxis sieht jedoch so aus, dass in der Regel auch dann ein Lohnzettel am Ende des Monats erstellt wird.
Diese Angaben sind Pflicht
Nicht verzichtet werden kann in der Lohnabrechnung auf das Ausweisen des Gesamtbruttoentgelts. Daneben sind Angaben darüber nötig, welche Zulagen beziehungsweise Zuschläge berücksichtigt wurden und welche Höhe diese aufweisen. Das gleiche gilt ebenfalls für die Abzüge.
Der Gesamtbruttolohn kann ebenfalls geldwerte Vorteile enthalten, wie zum Beispiel die Beiträge zu einer betrieblichen Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen oder Sachlohnleistungen.
In dem Fall, in dem Arbeitnehmer ein Wertguthaben ansparen, sollte auf der Lohnabrechnung ebenfalls die Arbeitszeit ausgewiesen werden, die in dieses Wertguthaben eingeflossen ist. So zeigen sich die tatsächlichen Auszahlungswerte stets als nachvollziehbar. Hinsichtlich des Sozialversicherungs- und Steuerbrutto darf dieser Betrag allerdings nicht miteinbezogen werden.
Das Sozialversicherungs- und Steuerbrutto
In der Lohn- und Gehaltsabrechnung spielen zwei Bruttobeträge eine Rolle, nämlich das Steuer- und das Sozialversicherungsbrutto.
Die Steuern errechnen sich dabei aus dem Steuerbruttobetrag. Nötig ist dabei eine einzelne Aufführung der Abzüge, wie etwa dem Solidaritätszuschlag, der Lohnsteuer oder der Kirchensteuer. Eine anteilige Berechnung der Beiträge für die Sozialversicherung werden mithilfe des Sozialversicherungsbruttos berechnet. Auszuweisen sind dabei die Beiträge des Arbeitnehmers zur Pflegeversicherung, zur Rentenversicherung, zur Arbeitslosenversicherung und zur Krankenversicherung. Eventuell ist ebenfalls der Beitragszuschlag für kinderlose Personen aufzuführen. Mithilfe dieser Abzüge lässt sich dann das Nettogehalt berechnen.
Die Lohnabrechnung muss jedoch nicht zwingend die geleistete Arbeitszeit aufführen. Zum Teil lässt sich diese jedoch aus etwaigen Überstundenzuschlägen entnehmen oder aus der Aufführung des Stundenlohnes.
Entspricht der Nettolohn dem Auszahlungsbetrag?
Nicht in allen Fällen entspricht der Nettolohn, welcher der Lohnabrechnung zu entnehmen ist, auch dem tatsächlichen Auszahlungsbetrag, der auf das Konto des Arbeitnehmers überwiesen wird. Abhängig von dem individuellen Einzelfall werden in der Gehaltsabrechnung nämlich noch zusätzliche Abzugsbeträge ausgewiesen.
Diese können etwa in Abschlagszahlungen, Vorschüssen oder Tilgungsraten bestehen. Sind diese mit dem eigentlichen Nettolohn verrechnet worden, ergibt sich der Betrag, den der Arbeitgeber letztendlich ausgezahlt.
Die zusätzlichen Angaben der Lohnabrechnung
Neben den genannten Punkten, die eine korrekte Lohnabrechnung aufweisen muss, lassen sich jedoch noch weitere verpflichtende Angaben ausmachen. Diese werden durch die Entgeltbescheinigungsverordnung, kurv EBV, geregelt.
Nicht zu verzichten ist somit auf die Daten des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers. Enthalten sein müssen außerdem das Datum des Beschäftigungsbeginn, die Versicherungsnummer des Arbeitgebers, die Steueridentifikationsnummer und die Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Steuerfreibeträge, Steueranrechnungsbeträge, Merkmale für den Kirchensteuerabzug sowie die Anzahl und der Abrechnungszeitraum für Sozialversicherungs- und Steuerbeträge.
