Dienstpläne sind in großen Unternehmen von hoher Bedeutung. Denn dadurch erhalten Mitarbeiter einen Überblick über die eigenen Arbeitszeiten, während das Unternehmen auf Urlaubs- oder krankheitsbedingte Ausfälle jederzeit reagieren kann und die Stundenzahl der Mitarbeiter stets im Blick hat. Doch bei der Erstellung eines Dienstplans gibt es einiges zu beachten, um häufige Fehler zu verhindern.
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Dienstplan als Werkzeug der Personaleinsatzplanung
Ein Dienstplan gehört zu den wichtigsten Werkzeugen im Bereich der Personaleinsatzplanung. Denn darauf werden die verschiedenen Schichten mitsamt den Arbeitszeiten der Mitarbeiter übersichtlich dargestellt, ebenso wie das Tätigkeitsfeld eines Mitarbeiters. Zudem werden auch Abwesenheiten in Echtzeit dargestellt, sodass für Ersatz gesorgt werden kann, damit die Produktivität nicht unter dem Ausfall eines Mitarbeiters leidet.
Einfach online planen mit Papershift
Während ein Dienstplan zu früherer Zeit stets per Hand erstellt wurde, was einen hohen Kommunikationsaufwand zur Folge hatte, existieren heute deutlich komfortablere Möglichkeiten. Denn ein professionelles Dienstplan Tool wie Papershift ermöglicht es Unternehmen, die komplette Dienstplanung online durchzuführen. Dabei können den eigenen Mitarbeitern wahlweise Schichten zugewiesen werden oder diese können sich selbst für freie Schichten eintragen. Auf diese Weise gestaltet sich die Erstellung eines Dienstplans deutlich einfacher und die Transparenz trägt zu einer höheren Zufriedenheit der Mitarbeiter bei.
Darüber hinaus ermöglicht ein derartiges Dienstplan-Tool auch die Einrichtung eines Zeitwertkontos, auf dem die Arbeitnehmer Überstunden oder Gehalt ansparen können.
Worauf muss man bei der Dienstplanerstellung achten?
Wenngleich die Erstellung eines Dienstplans in der heutigen Zeit deutlich geringere Anforderungen an die Mitarbeiter in der Personalabteilung eines Unternehmens stellt, müssen diese dabei dennoch einiges beachten. Darunter zum Beispiel die geltenden gesetzlichen Grundlagen und Datenschutzbestimmungen.
Rechtliche Grundlagen
Durch das Mindestlohngesetz sind Unternehmen hierzulande seit dem Jahr 2015 dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten von Mitarbeitern in Schriftform nachzuweisen. Das hat in der Folge dazu geführt, dass Dienstpläne in Unternehmen eine höhere Bedeutung genießen. Doch auch das Unternehmen selbst kann sich anhand eines Dienstplans zu jeder Zeit einen Überblick über die Leistungen der einzelnen Mitarbeiter verschaffen.
Allerdings gibt es dabei auch eine Reihe gesetzlicher Bestimmungen zu beachten, zu denen unter anderem eine viertägige Frist zur Bekanntgabe der Arbeitszeiten gehört. Außerdem sollten Unternehmen immer auch die gesetzlichen Grundlagen in Bezug auf Arbeits- und Ruhezeiten berücksichtigen. So darf ein Arbeitstag nach dem Arbeitsschutzgesetz bis zu acht Stunden dauern, was nur dann überschritten werden darf, sofern die zusätzliche Arbeitszeit innerhalb von 6 Monaten wieder ausgeglichen wird. Darüber hinaus ist während eines sechs bis neunstündigen Arbeitstag eine 30-minütige Pause vorgeschrieben, die sich bei einer Arbeitszeit von neun Stunden auf 45 Minuten erhöht.
Datenschutz
Dienstpläne enthalten immer personenbezogene Daten, wozu neben dem Namen der Mitarbeiter, deren Adresse und dem Geburtsdatum auch deren Arbeitszeiten, Abwesenheiten oder Überstunden gehören. Diese Daten dürfen innerhalb eines Unternehmens aufgrund der geltenden Datenschutzbestimmungen allerdings nicht einfach veröffentlicht werden. Denn auf diese Weise wird gewährleistet, dass die Privatsphäre der Mitarbeiter geschützt ist. Das hat zur Folge, dass vonseiten des Unternehmens sichergestellt werden muss, dass jeder Mitarbeiter einzig und allein auf den eigenen Dienstplan zugreifen kann.
Das geht mit einer Software zur Dienstplanerstellung durch die Vergabe von Zugriffsrechten relativ einfach, was dazu führt, dass der Datenschutz innerhalb des Unternehmens gewährleistet wird. Möchte ein Mitarbeiter einem Kollegen selbst persönliche Informationen innerhalb des Dienstplans zeigen, so kann dieser das selbstverständlich tun.
Häufige Fehler bei der Dienstplanerstellung
Bei der Erstellung eines Dienstplans kommt es nicht selten zu Fehlern, zu denen unter anderem Doppelbelegungen, unterbesetzte Schichten oder nicht berücksichtigte Urlaubszeiten gehören. Solche Fehler lassen sich durch die Nutzung einer Dienstplan-Software recht einfach vermeiden, da die Software den Anwender automatisch über Fehler bei der Planung informiert. Das ermöglicht eine schnelle und einfache Erstellung fehlerfreier Dienstpläne, wodurch der Aufwand für die Erstellung eines Dienstplans deutlich reduziert wird.
