Oftmals wird die Lohnabrechnung noch von vielen Unternehmen selbst durchgeführt. Diese beinhaltet die genaue Zusammensetzung des Gehalts, welches der Arbeitnehmer für einen bestimmten Zeitraum bekommt. Die Lohnabrechnung wird monatlich erstellt. In dem Dokument müssen alle Zahlungen und Beträge genau aufgeschlüsselt sein, damit alle Anforderungen vom Arbeitnehmer, Arbeitgeber und dem Finanzamt erfüllt werden. Das bedeutet, in der Lohnabrechnung sind alle Zahlen samt Abzügen, Steuern und anderen Abgaben erfasst. Das macht das Erstellen recht aufwendig. Vor allem Unternehmen mit vielen Mitarbeitern lagern aus diesem Grund die Lohnabrechnung an externe Dienstleister aus. Ist das wirklich sinnvoll und lohnt sich das überhaupt?
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Die Vor- und Nachteile des Outsourcings der Lohnabrechnung
Wenn man als Unternehmen oder Betrieb seine Lohnabrechnung auslagert, wendet man sich dafür in der Regel an ein sogenanntes Lohnbüro. Dieses übernimmt dann entsprechend den gesamten bürokratischen Prozess rund um die monatliche Lohnabrechnung unter Einbehalt von Gesetzen und Meldefristen. Daraus ergeben sich gleich zwei Vorteile, denn einerseits wird die Personalabteilung entlastet und andererseits verfügen die spezialisierten Fachkräfte über aktuelles Know-how und können der Komplexität und den hohen Anforderungen gerecht werden. Zudem stehen sie als direkter Ansprechpartner bei offenen Fragen bereit und leisten bei der Betriebsprüfung fachmännische Unterstützung.
Nachteilig ist, dass man als Unternehmen in einer gewissen Abhängigkeit zu externen Dienstleistern steht. Ferner sollte man bedenken, dass man hier interne, sensible Daten an eine dritte Person weitergibt. Das kann mitunter schon einmal zu Bauchschmerzen führen. Wichtig ist daher im Vorfeld darauf zu achten, dass alle Sicherheitsmaßnahmen gemäß dem Datenschutz erfüllt werden. Auch die Kosten sollten vorab kalkuliert werden. Gerade kleine Unternehmen und Start-ups kommen meist mit internen Kräften für die Lohnabrechnung günstiger weg – solange diese die nötigen Kompetenzen besitzt. Hier sollten jedoch die Schulungskosten nicht vergessen werden, denn oftmals ändern sich die Richtlinien und nur so ist die Korrektheit sichergestellt.
Lohnabrechnung auslagern bleibt eine Einzelfallentscheidung
Ob es sich lohnt, die Lohnabrechnung auszulagern, ist eine individuelle Entscheidung. Sind Personalabteilungen überlastet oder überfordert, sollte man sich nach externer Unterstützung umsehen. Auch bei Themen wie Rechtssicherheit und der Kostenreduktion, vor allem bei großen Unternehmen, erweist sich ein Lohnbüro als beste Option. Kleine Betriebe und junge Start-ups sollten dagegen genau die Kosten vergleichen.
