Kennen Sie das? Belege fehlen, Budgets werden überzogen und Mitarbeiter bestellen Waren einfach am offiziellen Einkauf vorbei. Dieses sogenannte „Maverick Buying“ wird für mittelständische Unternehmen schnell zur teuren Kostenfalle. Die Berliner Hivebuy GmbH tritt an, dieses Chaos im indirekten Einkauf zu beseitigen und verspricht volle Transparenz sowie Sicherheit. Doch kann man einem jungen Software-Anbieter sensible Finanzdaten anvertrauen?
Wir haben hinter die Kulissen geschaut und die Sicherheitsstandards sowie den Praxisnutzen geprüft. In diesem Artikel klären wir, wie seriös das Angebot von Hivebuy ist und worauf Sie achten müssen.
Wer ist die Hivebuy GmbH und was bieten sie an?
Die Hivebuy GmbH ist ein in Deutschland eingetragenes Softwareunternehmen mit Sitz in Berlin. Das ist für Verbraucher und Unternehmen ein wichtiges Sicherheitsmerkmal: Es gilt deutsches Recht und deutsche Gerichtsbarkeit, anders als bei vielen US-amerikanischen Cloud-Anbietern.
Hinter der Gründung steht ein Team um Geschäftsführerin Bettina Fischer. Die Motivation zur Gründung entstand nicht am Reißbrett, sondern aus der Praxis: In früheren Positionen im Finanzwesen und Einkauf erlebten die Gründer, dass der Mittelstand oft nur die Wahl hatte zwischen überteuerten Konzern-Lösungen (wie SAP Ariba) oder komplettem Chaos mit Excel-Listen und E-Mails.
Unternehmen können jetzt stattdessen ihre Einkaufsprozesse verbessern mit Hivebuy als SaaS (Software as a Service). Sie bieten damit eine Einkaufssoftware an, die speziell auf die Bedürfnisse von kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) zugeschnitten ist. Statt sie kompliziert zu installieren, mieten Unternehmen den Zugang über das Internet.
Ziel ist es, den oft unkontrollierten „indirekten Einkauf“ (Büromaterial, IT-Equipment, Marketing-Dienstleistungen) vollständig zu digitalisieren und damit für die Geschäftsführung wieder sichtbar und steuerbar zu machen.
Was macht die Software Hivebuy?
Vereinfacht gesagt ist Hivebuy ein digitaler Assistent für Firmenausgaben. Das System ist dabei spezialisiert auf den sogenannten „indirekten Einkauf“, also alles, was eine Firma benötigt, um Arbeiten zu können, aber nicht zu dem eigentlichen Produkt gehört, das ihren Kunden angeboten wird. Das sind zum Beispiel Laptops, Bürostühle, Marketingmaterial, Software oder Dienstleistungen wie die Reinigung.
In vielen Unternehmen herrscht für diesen Einkauf eine unübersichtliche Zettelwirtschaft: Ein Mitarbeiter braucht einen neuen Laptop oder eine Software-Lizenz. Er schreibt eine E-Mail an den Chef, ruft in der Buchhaltung an oder bestellt einfach selbst und reicht den Beleg irgendwann nach.
Hivebuy digitalisiert und ordnet diesen kompletten Weg auf einer einzigen Online-Plattform:
- Bedarf: Der Mitarbeiter sucht das Produkt in Hivebuy (ähnlich wie in einem Onlineshop).
2. Genehmigung: Der Vorgesetzte erhält eine Benachrichtigung und klickt auf „Genehmigen“.
3. Bestellung & Buchhaltung: Die Software löst die Bestellung aus und leitet die Rechnung korrekt an die Finanzabteilung weiter.
Hivebuy sorgt damit dafür, dass Unternehmen genau wissen, wofür sie im laufenden Betrieb Geld ausgeben, bevor das Geld das Konto verlässt.
Seriositäts-Check: Sicherheit & Unternehmenshintergrund
Bei Software, die tief in die Finanzstrukturen eines Unternehmens eingreift, Budgets verwaltet und sensible Bestelldaten verarbeitet, darf es keine Kompromisse geben. Ein modernes Design allein reicht hier nicht aus die Substanz muss stimmen. Wir haben geprüft, wie die Hivebuy GmbH in puncto Datensicherheit und Unternehmensstruktur aufgestellt ist.
Der „Goldstandard“ der Sicherheit: ISO/IEC 27001
Unserer Analyse nach verlässt sich Hivebuy nicht nur auf bloße Versprechen. Der Anbieter verfügt über eine Zertifizierung nach ISO/IEC 27001.
Für Laien erklärt: Dies ist der international bedeutendste Standard für Informationssicherheit. Er besagt, dass das Unternehmen ein strenges Managementsystem etabliert hat, um Daten zu schützen, Risiken zu minimieren und Ausfälle zu verhindern. Für mittelständische Unternehmen, die oft selbst Audit-Pflichten unterliegen, ist diese Zertifizierung ein entscheidendes Kriterium, das Hivebuy von vielen kleineren oder unseriösen Anbietern unterscheidet.
Datenschutz „Made in Germany“
Ein häufiger Kritikpunkt bei Cloud-Software (SaaS) ist der Serverstandort. Viele Tools leiten Daten über US-Server, was datenschutzrechtlich oft problematisch ist.
Hivebuy punktet hier mit einem klaren Heimvorteil:
- Serverstandort: Die Daten werden in Deutschland gehostet.
- DSGVO-Konformität: Als deutsches Unternehmen unterliegt die Hivebuy GmbH vollumfänglich der Datenschutz Grundverordnung (DSGVO).
- Rechtssicherheit: Vertragspartner ist eine greifbare GmbH mit Sitz in Berlin, keine Briefkastenfirma in einer Steueroase.
Vertrauensbeweis durch Referenzen
Ein Blick auf die Kundenliste dient oft als guter Indikator für die Zuverlässigkeit. Hivebuy wird bereits von namhaften Akteuren genutzt, die selbst hohe Compliance-Anforderungen haben. Dazu zählen Unternehmen wie Securitas (Sicherheitsdienstleistung), MediaMarktSaturn (Retail) oder Büfa (Chemie).
Dass Konzerne aus derart sensiblen Branchen ihre Einkaufsprozesse über diese Plattform abwickeln, werten wir als starkes Signal für die funktionierende Sicherheitsarchitektur der Software.
Der Praxistest: Usability & Integration
Die sicherste Software nützt nichts, wenn die Mitarbeiter sie nicht nutzen, weil die Bedienung zu kompliziert ist. Gerade in mittelständischen Unternehmen scheitern Digitalisierungsprojekte oft an der mangelnden Akzeptanz der Belegschaft oder an monatelangen IT-Implementierungsphasen. Wir haben geprüft, wie sich Hivebuy im Firmenalltag schlägt.
„Launch within 1 hour“
Hivebuy wirbt offensiv mit dem Versprechen, das System innerhalb einer Stunde im Unternehmen starten zu können. Für gebrannte Kinder der IT-Welt, die an monatelange SAP-Einführungen gewöhnt sind, klingt das fast unglaubwürdig.
Es zeigt sich jedoch: Da Hivebuy eine reine Cloud-Lösung ist, entfällt die technische Installation auf eigenen Servern komplett. Die Grundeinrichtung (Nutzer anlegen, Budgets definieren) ist tatsächlich in kürzester Zeit möglich.
- Hinweis: Natürlich dauert die feingranulare Abstimmung interner Prozesse in größeren Firmen länger als 60 Minuten, aber die technische Hürde ist faktisch eliminiert. IT-Verantwortliche werden entlastet, da keine Wartungsarbeiten anfallen.
Usability: Einkaufen wie im Privaten
Ein entscheidender Pluspunkt ist die Benutzeroberfläche. Viele Business-Tools wirken veraltet und kryptisch. Hivebuy orientiert sich hingegen am User-Interface bekannter Online-Shops.
- Für Nicht-Einkäufer: Wer privat im Internet bestellen kann, kann auch Hivebuy bedienen. Es sind keine teuren Schulungen notwendig.
- Das Ziel: Die intuitive Nutzung sorgt dafür, dass Mitarbeiter das Tool auch wirklich verwenden, statt wie bisher „wild“ per Telefon oder E-Mail zu bestellen. Nur so wird das sogenannte „Maverick Buying“ (Einkauf am Prozess vorbei) effektiv gestoppt.
Keine Insel-Lösung: Die Integration
Eine Einkaufssoftware darf keine isolierte Dateninsel sein. Sie muss mit der Buchhaltung und dem Warenwirtschaftssystem sprechen. Hivebuy zeigt sich hier extrem anschlussfreudig und integriert sich nahtlos in die bestehende IT-Landschaft:
- ERP & Buchhaltung: Schnittstellen zu gängigen Systemen wie SAP, Microsoft Dynamics oder DATEV sorgen dafür, dass Rechnungsdaten ohne manuelles Abtippen übertragen werden.
- Kommunikation: Modern und praxisnah ist die Anbindung an MS Teams oder Slack. Genehmigungen für Bestellungen können Manager direkt im Chat freigeben, ohne extra die Software öffnen zu müssen ein Feature, das die Prozessgeschwindigkeit im Alltag
Die niedrige Einstiegshürde und die „Consumer-Grade“-Oberfläche sind die stärksten Argumente für Hivebuy. Es holt den Nutzer dort ab, wo er ist, und zwingt ihm keine komplizierten Abläufe auf.
Fazit: Seriöser Effizienz-Booster für den Mittelstand
Unsere Analyse bestätigt: Mit strengen Zertifizierungen wie ISO 27001 und einem deutschen Serverstandort erfüllt der Anbieter Hivebuy die hohen Sicherheitsanforderungen, die bei sensiblen Finanzdaten unverzichtbar sind. Technisch überzeugt besonders die niedrige Einstiegshürde: Statt langwieriger IT-Projekte erhalten Unternehmen sofortige Kontrolle über ihre Ausgaben.
Wer dem „wilden Einkaufen“ und der Zettelwirtschaft ein Ende setzen möchte, findet hier eine vertrauenswürdige und durchdachte Lösung. Das Urteil lautet: Empfehlenswert für jeden Betrieb, der Professionalität ohne neue Bürokratie sucht.
