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Wenn der Postberg auf dem Schreibtisch anwächst und sich dort Rechnungen, Mahnungen oder Inkassoschreiben stapeln, stellt sich die Frage, wie man mit Dokumenten umgeht. Was sollte aufbewahrt werden, welche Unterlagen dürfen in den Müll wandern und was sollte geschreddert werden? Wir gehen der Frage nach, wie Verbraucher mit Dokumenten verfahren sollten und was Unternehmen bedenken müssen, um der gesetzeskonformen Aktenvernichtung zu entsprechen.
Aktiver Verbraucherschutz: Datenmissbrauch vorbeugen
Privatpersonen sollten Datenschutz ernst nehmen und Betrügern zuvor kommen, welche über Kontoauszüge oder Gehaltsabrechnungen Daten abgreifen. Datenklau kursiert nicht nur im Internet. Auch auf den Einkaufsbelegen sind häufig die Kontodaten ersichtlich. Wer diese Belege einfach über den Hausmüll entsorgt, macht es den Betrügern leicht. Werden Kontoauszüge und ähnliche Unterlagen dagegen geschreddert, kann Datenmissbrauch im privaten Bereich vorgebeugt werden.
Wer für einige Zeit im Ausland lebt, sollte bei einer Postadresse lieber vorsichtig sein. Sicherer für den Verbraucher ist es in diesem Fall, sich die Post per Scan-Auftrag zusenden zu lassen.
Unternehmen sind angehalten, vertraulichen und personenbezogenen Daten besondere Aufmerksamkeit zu schenken. Lassen sich Daten von Mitarbeitern rekonstruieren, besteht die Gefahr von Betriebsspionage.
Dennoch müssen personenbezogene und damit vertrauliche Unterlagen über einen gewissen Zeitraum aufbewahrt werden. Diese Fristen sind gesetzlich vorgeschrieben und in § 257 HGB verankert.
Aktenvernichtung nach Plan
Die europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) regelt nicht nur die Vorgehensweise beim Erfassen und Nutzen persönlicher Daten, sondern auch deren Entsorgung. Daten, welche in Papierform vorliegen und nicht digital aufbereitet sind, müssen ganz klassisch geschreddert werden.
Die Entsorgung hat in bestimmten Sicherheitsstufen zu erfolgen. Nach DIN 66399 müssen die Akten-Schnipsel nach der Vernichtung eine bestimmte Größe aufweisen, um den Sicherheitsstufen zu entsprechen. Die Sicherheitsstufen sollten auf dem Aktenvernichter angegeben sein. Hierbei lohnt ein Blick in die Produktbeschreibungen der Geräte. Dort sollte vermerkt sein, ob das Produkt bereits den Vorgaben der DSGVO entspricht.
Die einzelnen Sicherheitsstufen im Überblick
Sicherheitsstufe 1
allgemeines Schriftgut
für den Privatgebrauch ausreichend
maximale Streifenbreite: 12 mm
Sicherheitsstufe 2
nicht besonders vertrauliches Schriftgut
maximale Streifenbreite: 6 mm
Sicherheitsstufe 3
vertrauliches Schriftgut
maximale Streifenbreite: 2 mm
Sicherheitsstufe 4
geheim zu haltendes Schriftgut
maximale Streifenbreite: 2 mm
Sicherheitsstufe 5
maximale Sicherheitsanforderungen
maximale Streifenbreite: 0.8 mm
Sicherheitsstufe 6
geheimdienstliche Sicherheitsanforderungen
maximale Streifenbreite: 1 mm
Prioritäten setzen
Verbraucher sollten einen guten Überblick über ihre Akten behalten und sich ein entsprechend einsehbares und gut durchdachtes Ordnungssystem anlegen. So kann schneller festgestellt werden, welche Unterlagen aufbewahrt werden sollten und welche Schriftstücke geschreddert und entsorgt werden können.
Dabei bietet es sich an, chronologisch vorzugehen. Auch eine Sortierung nach Themengebieten hilft, den Überblick zu behalten.
Welche Akten dürfen geschreddert werden?
Es ist zwischen Dokumenten, welche ein Ablaufdatum besitzen und Unterlagen, welche dauerhaft aufbewahrt werden sollten zu unterscheiden. Die Entsorgung von Geschäftsunterlagen erfolgt nach bestimmten Fristen.
Einige Dokumente dürfen nicht geschreddert werden:
● Geburtsurkunden
● Heiratsurkunden
● Zeugnisse
● Ausweise
Diese Unterlagen sollten immer griffbereit aufbewahrt werden. Ähnliche Priorität sollten Versicherungsunterlagen und Kfz- oder Handwerkerrechnungen besitzen. Kommt es zu einem Schadensfall, kann auf alle wichtigen Policen schnell zugegriffen werden. Der komplette Schriftverkehr mit Versicherungen muss nicht aufbewahrt werden. Es genügt, die Police und mögliche Änderungsbescheide aufzuheben.
Bankunterlagen und Belege regelmäßiger Zahlungen dürfen nach vier Jahren in den Schredder. Bei unregelmäßigen Zahlungen liegt die Frist bei zwei Jahren. Zahlungsaufforderungen können geschreddert werden, wenn die Zahlung erfolgt ist.
Für folgende Geschäftsunterlagen gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren: Schriftverkehr, Betriebsprüfungsberichte, Preislisten, Kassenzettel, Versicherungspolicen und Finanzberichte.
Diese Unterlagen dürfen erst nach einer Aufbewahrungszeit von zehn Jahren in den Aktenvernichter: Rechnungen, Kontoauszüge, Quittungen, Kassenberichte, Lieferscheine und Bilanzunterlagen.
Für den Privatgebrauch ist ein Aktenvernichter der Sicherheitsstufe 3 ausreichend. Damit lassen sich Kontoauszüge, Rechnungen, TAN-Listen und anderer personenbezogener Schriftverkehr vernichten, ohne dass eine Wiederherstellung der Daten möglich ist.