In vielen kleinen und mittleren Unternehmen hat sich das Homeoffice einen festen Platz sichern können. Auch in großen Konzernen klappt die vernetzte Zusammenarbeit zwischen einzelnen Abteilungen besser, wenn sichere Softwarelösungen eingesetzt werden. Dabei spielt aber nicht nur ein erweiterter Funktionsumfang eine Rolle, sondern auch der Schutz sensibler Kunden- und Firmendaten muss berücksichtigt werden. Im Folgenden erfahren Sie, wie sich ein CRM gezielt einsetzen lässt, welche Vorzüge und Optimierungsmöglichkeiten sich in KMU ergeben und worauf Sie beim Datenschutz besonders achten müssen.
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Was muss ein Customer Relationship Management (CRM) können?
In der mittlerweile weit verbreiteten Firmensoftware lassen sich alle Kundenanfragen, Bestellungen, persönliche Daten speichern. Schon beim ersten Kundenkontakt können Datensätze angelegt werden, wobei Nutzer dies zunehmend einfach selbst erledigen. Bei der speziell auf die Bedürfnisse von kleinen und mittleren Unternehmen ausgelegten Faktura Software kommt noch ein funktionales Warenwirtschaftssystem zum Funktionsumfang des CRMs dazu. Insbesondere Onlinehändler profitieren von den Vorzügen der digitalen Lösung und verwalten nicht nur einzelne Artikel oder den Lagerbestand einfach vom Schreibtisch aus, sondern greifen bei Bedarf jederzeit auf eine kompakte Übersicht aller Zahlungseingänge zu oder starten vom Mobilgerät aus überaus komfortabel ins Mahnwesen. In vielen Bereichen werden Provisionsabrechnungen geschrieben, was ohne die passende Software einen enormen zeitlichen Aufwand darstellt. Ein CRM mit Wawi sollte sich daher nicht nur direkt an den eigenen Onlineshop anbinden lassen, sondern auch Abos verwalten können und die Provisionsabrechnung vereinfachen.
Lagerverwaltung leicht gemacht
Wer weniger seiner Arbeitszeit für die Inventarisierung aufwendet, steigert die eigene Produktivität enorm. In einer lohnenswerten Softwarelösung lassen sich beispielsweise unterschiedliche Sprachen einstellen, sodass Dopplungen von einzelnen Artikeln im Lager vermieden werden können. Das ist besonders praktisch, wenn die Zulieferer aus dem europäischen oder internationalen Ausland stammen. Mengenrabatte für Großabnehmer sollten sich im Warenwirtschaftssystem einstellen lassen, wobei dies einem manuellen Ein- und Auslagern nicht im Wege stehen darf. In Onlineshops mit verderblichen Kosmetika oder beim Handel mit Lebensmitteln kann es überaus hilfreich sein, wenn sich das Mindesthaltbarkeitsdatum softwareseitig erfassen lässt. So laufen Sie nicht Gefahr, versehentlich bereits abgelaufene Produkte zu verkaufen, und können Ihren Lagerbestand rechtzeitig ans MHD anpassen. Neben Produktbildern lassen sich im System Etiketten hinterlegen und Barcodes. Ständig abrufbare Lagerberichte vermitteln jederzeit einen aktuellen Überblick über den tatsächlichen Bestand, wobei Stornos oder Retouren gesondert berücksichtigt werden können.
Alle Belege exportieren und weitergeben
Softwaregestützt dauert die Erstellung eines Lieferscheins nur wenige Momente. Angebot, Rechnung, Lieferschein lassen sich für die Weitergabe an andere Betriebssysteme oder Software in unterschiedlichen Formaten exportieren, sodass diese zum Beispiel auch ausgedruckt werden können. Eine passende Softwarelösung hilft also nicht nur dabei, den Lagerbestand zu überwachen und dauerhaft auf aktuelle Kundendaten zugreifen zu können, sondern erleichtert auch die Bilanzbuchhaltung des Unternehmens. Für den Steuerberater lassen sich digitale Belege ebenso rechtssicher wie einfach zusammenstellen. Eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung wird möglich, wenn die neue Firmensoftware dabei auch Eingangsbelege berücksichtigen kann. So lassen sich nicht nur eventuelle Redundanzen zügig aufdecken, sondern auch die noch laufende Gewährleistungsfrist kann sofort festgestellt werden.
Sind die Firmendaten in der Cloud sicher?
Einen 100%igen Schutz vor Cyberangriffen gibt es nicht. Dennoch lässt sich einiges dazu beitragen, Kunden- und Firmendaten vor den Blicken Unbefugter zu schützen. Jedes Gerät sollte über eine Sicherheitslösung verfügen, auch für Mobiltelefone und Tablet PCs gibt es eine Reihe an zuverlässigen Schutzprogrammen. Außerdem sollten für jeden Mitarbeiter nicht nur die Zugriffsrechte eingestellt, sondern vor allem auch einzigartige Passwörter vergeben werden. Es erhöht die Datensicherheit, wenn diese quartalsweise oder halbjährlich verändert werden. Gemäß aktueller Datenschutzgrundverordnung bedürfen sensible Kundendaten einen besonderen Schutz. Sammeln Sie beispielsweise Gesundheitsdaten, dürfen diese nicht frei zugänglich im Datensatz für alle verfügbar sein. Gleichwohl kann es für einen Kontakter nötig sein, Namen und Anschrift eines Firmenkunden zu kennen sowie auch einen umfassenden Einblick in die Bestellvorgänge zu erhalten. Durch die gezielte Regelung der Zugriffsrechte lässt sich die Sicherheit der im CRM hinterlegten Daten erhöhen. Durch die eingesparte Zeit lassen sich mit der richtigen Software ganz einfach interne Prozesse optimieren, was die Effizienz steigert und für mehr Umsatz sorgt.
