Im Bereich des sogenannten ECM, des Enterprise-Content-Managements, spielt das Thema der elektronischen Akte bereits seit längerer Zeit eine große Rolle. Mittlerweile setzen bereits eine Vielzahl von Unternehmen und Institutionen, vorrangig Versicherungen, Banken und Behörden, auf die elektronische Aktenorganisation. Besonders profitieren dabei auch mittelständische Unternehmen von dem Einsatz der E‑Akte, denn sie bietet zahlreiche Vorteile in unterschiedlichen Bereichen. Wie von der elektronischen Aktenhaltung durch die vielzähligen Vorteile im Detail profitiert werden kann, zeigt der folgende Beitrag.
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Die E-Akte – Was ist das überhaupt?
Die E‑Akte ist darauf ausgelegt, dass verschiedene Informationen so miteinander verknüpft werden, dass Anwender die Möglichkeit bekommen, sich schnell und einfach einen ganzheitlichen Eindruck über die relevanten Informationen, beispielsweise zu einem speziellen Vorgang, zu verschaffen.
Dabei sind die elektronischen Akten oft der optischen Erscheinung und den Strukturmerkmalen von physischen Akten nachempfunden, um die intuitive Bedienbarkeit und die Wiedererkennung zu steigern. Häufig sind so charakteristische Deckblätter, Register und Laschen in der digitalen Aktenversion zu finden.
Die Vorteile der elektronischen Akte
Die Vorteile, die Unternehmen durch den Umstieg auf die elektronische Aktenorganisation erfahren, gestalten sich äußerst vielfältig.
Zeitersparnis und effizientere Prozesse
Werden elektronische Akten in einem Unternehmen genutzt, wird für die Mitarbeiter dadurch die Möglichkeit eines ortsunabhängigen und schnelleren Zugriffs auf Dokumente und Unterlagen geschaffen. So können die unterschiedlichsten Geschäftsprozesse vereinfacht und beschleunigt werden. Es ergeben sich damit sowohl Vorteile hinsichtlich der Zeitersparnis als auch den Zugriffsmöglichkeiten und der Transparenz.
Wertvollen Platz sparen
Allerdings punktet die E-Akte nicht nur durch einen ortsunabhängigen und schnelleren Zugriff auf wichtige Informationen und eine hohe Transparenz, sondern auch durch ihr Potential zur Platzeinsparung. Viele Unternehmen entscheiden sich für die elektronische Aktenhaltung, um ein elektronisches Archiv zu etablieren, welches nicht länger wertvollen Platz in den Geschäftsräumen einnimmt.
Generell verzichten heutzutage immer mehr Firmen auf eine Papierablage und erleben diese Veränderung als wahre Befreiung. Darüber hinaus werden gleichzeitig die Möglichkeiten für Recherchen maßgeblich optimiert – davon profitieren nicht nur die Mitarbeiter des Unternehmens, sondern auch der Kundenservice.
Compliance-Probleme durch digitale Akten lösen
Der Grund für die Einführung der E-Akten besteht oft auch in der wesentlich höheren Revisionssicherheit, welches das digitale Archiv bietet. Schließlich sind Unternehmen dazu verpflichtet, bestimmte Lösch- und Aufbewahrungsfristen von Personalakten, Rechnungen und Dokumenten einzuhalten und dabei stets Vertraulichkeit und Datenschutz sicherstellen.
Durch die elektronischen Akten können die Zugriffsberechtigungen und Fristen elektronisch definiert werden – damit ist die Pflicht gegenüber dem Gesetzgeber stets erfüllt. Darüber hinaus findet so die Absicherung der Daten auf unterschiedlichen Ebenen statt, wodurch eine höhere Sicherheit und Zuverlässigkeit gewährleistet werden.
Höhere Sicherheit der E-Akten
Oft herrscht in der Öffentlichkeit noch eine gewisse Skepsis darüber, ob elektronische Daten tatsächlich besser gesichert sind als Papierakten. Befürchtet werden eine staatliche Kontrolle oder die Datenmanipulationen durch Angriffe von Hackern.
Diese Einwände sind allerdings vollkommen unbegründet, denn die elektronischen Akten sind keinesfalls unsicherer als Akten, die in Papierform vorliegen. Zum Beispiel können Arbeitszeugnisse, die lediglich auf dem Papier vorliegen, wesentlich leichter manipuliert werden als die entsprechenden digitalen Dateien.
Darüber hinaus bieten viele Systeme zur elektronischen Aktenhaltung Schnittstellen zu anderen Programmen, beispielsweise SAP. Diese Art der Weitergabe und Aufbewahrung der Dokumente und E-Mails ist wesentlich sicherer, als würden diese lediglich in Outlook oder Lotus Notes vorliegen.
